מצגות חזותיות משמשות כאמצעי להעברת מידע בצורה ברורה, פשוטה ועניינית. מצגת מקצועית תשמש אותנו בהצגת תוכנית עסקית, הצגת מהלך פגישה, הרצאות, כנסים ותערוכות. על המצגת בראש ובראשונה להעביר אינפורמציה אך יש לה גם תפקיד נוסף חשוב והוא ליצור רושם טוב על החברה או האדם המציג את המצגת ולמשוך לקוחות פוטנציאליים. קיימת חשיבות רבה לעיצוב המצגת, שכן העיצוב יכול להשפיע על המשך הפעילות והעבודה של אותו העסק או האדם המציג את המצגת.

סוגי טכנולוגיות עיצוב מצגת
הכנה של מצגת מקצועית שתעביר את המידע בצורה הטובה והנוחה ביותר תלויה בפרמטרים רבים: תוכן המצגת, מספר השקופיות, צורת הצגת התוכן, שאילתות שיוצגו וכמובן החלק המהותי ביותר – העיצוב. קיימות שלוש טכנולוגיות עיקריות בעיצוב מצגות: שימוש בתוכנת הOFFICE – POWERPOINT, שימוש במצגת FLASH או שימוש בקובץ PDF. מצגת פלאש תמיד תראה מקצועית יותר ומושקעת יותר ועל כן תעניק רושם טוב יותר. גם קובץ PDF יבטיח רמה גבוהה של עיצוב. עם זאת סוג הטכנולוגיה בה ישתמשו לעיצוב גרפי של המצגת ייקבע לפי תוכן המצגת וסוג המצגת. במידה ומדובר במצגת קבועה שאין בה שינויים רבים רצוי להציג באמצעות פלאש או PDF. מצגות בעלות נתונים שונים אשר דורשות שינויים תכופים כדאי לעשות בעזרת מצגת POWERPOINT. מאחר ותוכנת זו מוגבלת באפשרויות העיצוב שלה, מומלץ לייצר דפים קבועים מעוצבים בתוכנות הגרפיות ולשתול אותם במצגת POWERPOINT. לאחר מכן ניתן לעשות את השינויים בנתונים במצגת עצמה.

נקודות מפתח בעיצוב מצגת
בכדי להציג מצגת באופן מקצועי ומרשים יש לשים לב לנקודות מפתח הבאות: רצוי להציג אתלוגו החברה באופן בולט לעין בתחילת המצגת ובסופה, יש להשתמש בפונטים זהים לאורך כל המצגת, יש להקפיד על שפה גרפית אחידה בין השקופיות השונות, אך יחד עם זאת לדאוג ליצור גיוון ועניין לאורך המצגת. התכנים המוצגים במצגת צריכים להיות קצרים ונקודתיים, עיצוב השקופיות צריך להיות נוח לקריאה ולמעקב אחרי האינפורמציה. אלמנטים שיכולים להוסיף עניין מצגת ולתרום להבנה הם שילוב של תמונות, שילוב אנימציות, גרפים אינפורמטיביים וחלוקת האינפורמציה בטבלאות.